Klokkenluidersregeling

KLOKKENLUIDERSREGELING

1          Definities

In deze regeling wordt verstaan onder:
1.1       PSYTREC: de zorgorganisatie en de daarmee verbonden instellingen die in Nederland zorg verlenen op basis van een WTZi-toelating en die direct of indirect in stand worden gehouden door F& F PSY B.V handelend onder de naam PSYTREC.
1.2       werknemer: de werknemer die krachtens arbeidsovereenkomst arbeid verricht of heeft verricht, dan wel degene die anders dan uit hoofde van een arbeidsovereenkomst arbeid verricht of heeft verricht ten behoeve van PSYTREC.
1.3       een vermoeden van een misstand: het vermoeden van een werknemer dat er, binnen de zorgorganisatie waarin hij werkt of heeft gewerkt of bij een andere (zorg)organisatie indien hij door zijn werkzaamheden met die organisatie in aanraking is gekomen, sprake is van een misstand voor zover:
a.          het vermoeden gebaseerd is op redelijke gronden, die voortvloeien uit de kennis die de werknemer bij zijn werkgever heeft opgedaan of voortvloeien uit de kennis die de werknemer heeft gekregen door zijn werkzaamheden bij een ander bedrijf of andere organisatie, en
b.         het maatschappelijk belang in het geding is bij:
i.          een (dreigende) schending van een wettelijk voorschrift, waaronder een (dreigend) strafbaar feit,
ii.         een (dreigend) gevaar voor de volksgezondheid,
iii.         een (dreigend) gevaar voor de veiligheid van personen,
iv.         een (dreigend) gevaar voor de aantasting van het milieu,
v.         een (dreigend) gevaar voor het goed functioneren van de openbare dienst of een onderneming als gevolg van een onbehoorlijke wijze van handelen of nalaten,
vi.         een (dreiging van) bewust onjuist informeren van publieke organen,
vii.        een (dreigende) verspilling van maatschappelijke/collectieve middelen,
viii.       (een dreiging van) het bewust achterhouden, vernietigen of manipuleren van informatie over de onder i tot en met vii genoemde feiten;
1.4       melder: de werknemer die conform deze regeling een melding van een vermoeden van een misstand doet;
1.5       directie: degene(n) die is (zijn) benoemd als (lid van) het bestuur van PSYTREC;
1.6       raad van commissarissen: degenen die zijn benoemd als lid van de raad van commissarissen van PSYTREC;
1.7       adviseur: de adviseur is iedere natuurlijk persoon die het vertrouwen van de melder geniet en op wie uit hoofde van zijn beroep of ambt een geheimhoudingsplicht rust omtrent het aan hem/haar gemelde;
1.8       vertrouwenspersoon: diegene die door de directie is aangewezen om als zodanig voor PSYTREC te fungeren en van wie intern bekend is gemaakt dat hij of zij als zodanig fungeert; dit kan een interne en/of externe vertrouwenspersoon zijn.
1.9       externe derde: iedere organisatie of vertegenwoordiger van een organisatie die naar het redelijk oordeel van de melder het meest in staat mag worden geacht direct of indirect de vermoede misstand te kunnen oplossen of te doen oplossen en derhalve het meest in aanmerking komt om de externe melding van het vermoeden van een misstand bij te doen;
1.10     Huis: Huis voor klokkenluiders als bedoeld in artikel 1 sub a van de Wet Huis voor klokkenluiders;
1.11     Afdeling advies van het Huis voor Klokkenluiders: de afdeling advies van het Huis, bedoeld in artikel 1 sub c van de Wet Huis voor Klokkenluiders;
1.12     Afdeling onderzoek van het Huis voor Klokkenluiders: de afdeling onderzoek van het Huis, bedoeld in artikel 1 sub c van de Wet Huis voor Klokkenluiders.

2          Informatie, advies en ondersteuning voor de werknemer c.q. melder

2.1       De werknemer c.q. de melder kan een adviseur in vertrouwen raadplegen over een vermoeden van een misstand en zich desgewenst door deze adviseur laten vertegenwoordigen.
2.2       Ter zake het vermoeden van een misstand kan de werknemer c.q. de melder de vertrouwenspersoon verzoeken om informatie, advies en ondersteuning inzake het vermoeden van een misstand. De vertrouwenspersoon functioneert met gezag, geloofwaardigheid en is in die hoedanigheid onafhankelijk van (de leiding van) PSYTREC.
2.3       Indien de vertrouwenspersoon een werknemer c.q. melder is die in dienst is van PSYTREC, dan is op de vertrouwenspersoon de rechtsbescherming van artikel 21 van de Wet op de ondernemingsraden van toepassing.
2.4       Ter zake het vermoeden van een misstand kan de werknemer c.q. de melder de Afdeling advies van het Huis voor Klokkenluiders verzoeken om informatie, advies en ondersteuning inzake het vermoeden van een misstand.

3          Interne melding

3.1       Tenzij sprake is van een uitzonderingsgrond als bedoeld in artikel 7 lid 2 van deze regeling, dient de melder de melding van een vermoeden van een misstand binnen PSYTREC intern te melden bij de voorzitter van de directie volgens de in deze regeling beschreven interne procedure.
3.2       Indien de melding van een vermoeden van een misstand het functioneren en/of het handelen van de directie betreft, vindt deze plaats aan de voorzitter van de raad van commissarissen van PSYTREC.
3.3       De melder kan het vermoeden van een misstand ook intern melden via de vertrouwenspersoon van PSYTREC.

4          Vastlegging van de interne melding

4.1       De melder doet de melding schriftelijk bij de voorzitter van de directie en, in geval lid 2 van artikel 3 van toepassing is, de voorzitter van de raad van commissarissen. 
4.2       Indien de melder de melding van een vermoeden (deels) mondeling doet bij de voorzitter van de directie en, in geval lid 2 van artikel 3 van toepassing is, de voorzitter van de raad van commissarissen, draagt deze, in overleg met de melder, zorg voor een schriftelijke vastlegging hiervan en legt deze vastlegging ter goedkeuring en ondertekening voor aan de melder. De melder ontvangt van de schriftelijke vastlegging een afschrift.
4.3       De voorzitter van de directie, respectievelijk van de raad van commissarissen, stuurt binnen één week na ontvangst van de melding een ontvangstbevestiging aan de melder. In de ontvangstbevestiging wordt gerefereerd aan de oorspronkelijke (mondelinge) melding.
4.4       Indien de melder de melding van een vermoeden van een misstand doet via de vertrouwenspersoon, stuurt de vertrouwenspersoon de melding, in overleg met de melder en op de wijze zoals met de melder is overeengekomen, door naar de directie, en in geval lid 2 van artikel 3 van toepassing is, de voorzitter van de raad van commissarissen, met vermelding van de ontvangstdatum. Indien de melder de melding van een misstand (deels) mondeling doet, draagt de vertrouwenspersoon, in overleg met de melder, zorg voor een schriftelijke vastlegging hiervan, en legt deze vastlegging ter goedkeuring en ondertekening voor aan de melder. De melder ontvangt van de melding en de schriftelijke vastlegging hiervan een afschrift.

5          Vertrouwelijkheid melding en identiteit van de melder

5.1       De directie, respectievelijk de raad van commissarissen en/of de vertrouwenspersoon draagt/dragen er zorg voor dat de informatie over de melding zodanig wordt bewaard dat deze fysiek en digitaal alleen toegankelijk is voor degenen die bij de behandeling van de melding betrokken zijn.
5.2       Al degenen die bij de behandeling van een melding betrokken zijn, maken de identiteit van de melder niet bekend zonder uitdrukkelijke schriftelijke instemming van de melder en gaan met de informatie over de melding vertrouwelijk om.
5.3       Indien het vermoeden van een misstand is gemeld via de vertrouwenspersoon en de melder geen toestemming heeft gegeven zijn identiteit bekend te maken, wordt alle correspondentie over de melding verstuurd aan de vertrouwenspersoon en stuurt de vertrouwenspersoon dit onverwijld door aan de melder.

6          Standpunt

6.1       Nadat de melding is gedaan, verricht de directie, respectievelijk de raad van commissarissen, een zorgvuldig onderzoek naar het gemelde vermoeden van een misstand. Tijdens het onderzoek zal de directie de melder horen.
6.2       Indien de melder de melding bij de vertrouwenspersoon heeft gedaan en de melder zijn of haar identiteit niet bekend wil maken, dan kan de directie, respectievelijk de raad van commissarissen, haar vragen schriftelijk aan de melder stellen via de vertrouwenspersoon. De vertrouwenspersoon zal de vragen doorgeleiden aan de melder die de vragen schriftelijk en anoniem kan beantwoorden. Vervolgens zal de vertrouwenspersoon de antwoorden op de vragen anoniem doorgeleiden aan de directie, respectievelijk de raad van commissarissen.
6.3       Binnen een periode van acht weken vanaf het moment van de interne melding wordt de melder door de directie, respectievelijk door de raad van commissarissen of vertrouwenspersoon, schriftelijk op de hoogte gesteld van het inhoudelijk standpunt omtrent het gemelde vermoeden van een misstand. Daarbij wordt tevens aangegeven tot welke stappen de interne melding heeft geleid. Het standpunt wordt geformuleerd met inachtneming van het eventueel vertrouwelijke karakter van de te verstrekken (bedrijfs)informatie en de ter zake geldende wettelijke bepalingen, zoals privacyregelgeving.
6.4       De directie, respectievelijk de raad van commissarissen, zal in een gesprek met de melder dan wel de vertrouwenspersoon het inhoudelijke standpunt omtrent het gemelde vermoeden van een misstand toelichten en de melder in staat stellen hierop te reageren.
6.5       Als het standpunt niet binnen acht weken kan worden gegeven, wordt de melder door de directie, respectievelijk door de raad van commissarissen of door de vertrouwenspersoon, hiervan voor het verstrijken van de periode van acht weken schriftelijk in kennis gesteld. Daarbij wordt aangegeven binnen welke termijn de melder het standpunt tegemoet kan zien. Deze aanvullende termijn mag maximaal vier weken bedragen.

7          Externe melding

7.1       De melder kan na het doorlopen van de procedure inzake de interne melding als bedoeld in artikel 3 en 6 een redelijk vermoeden van een misstand extern melden, indien:
a.          de melder het niet eens is met het standpunt als bedoeld in artikel 6 en van oordeel is dat het vermoeden van een misstand ten onrechte terzijde is gelegd en dit in lijn met artikel 6 lid 4 aan de directie respectievelijk de raad van commissarissen heeft laten weten;
b.         de melder het niet eens is met de wijze waarop de werkgever zich jegens de melder heeft gedragen naar aanleiding van een melding van een vermoeden van een misstand en dit in lijn met artikel 6 lid 4 aan de directie respectievelijk de raad van commissarissen heeft laten weten.
c.          de melder geen standpunt heeft ontvangen binnen de termijn(en) als bedoeld in artikel 6 leden 3 en 5.
7.2       De melder kan direct een externe melding doen van een vermoeden van een misstand indien het eerst doen van een interne melding in redelijkheid niet van hem kan worden gevraagd. Dat is in ieder geval aan de orde indien dit uit enig wettelijk voorschrift voortvloeit of sprake is van:
a.          acuut gevaar, waarbij een zwaarwegend en spoedeisend maatschappelijk belang onmiddellijke externe melding noodzakelijk maakt;
b.         een redelijk vermoeden dat één of meerdere leden van de directie en één of meerdere leden van de raad van commissarissen binnen de organisatie van de werkgever bij de vermoede misstand betrokken zijn;
c.          een situatie waarin de melder in redelijkheid kan vrezen voor tegenmaatregelen als gevolg van de interne melding;
d.         een duidelijk aanwijsbare dreiging van verduistering of vernietiging van bewijsmateriaal;
e.         een eerdere melding overeenkomstig de procedure van dezelfde misstand, die de misstand niet heeft weggenomen;
f.          een wettelijke plicht tot directe externe melding.
7.3       De melder kan de externe melding doen bij een externe derde. Daarbij geldt dat de melding van het vermoeden van een misstand plaats dient te vinden aan die externe derde/externe instantie die daarvoor naar redelijk oordeel het meest in aanmerking komt. De melder houdt enerzijds rekening met de effectiviteit waarmee die externe derde kan ingrijpen en anderzijds met het belang van PSYTREC bij een zo gering mogelijke schade als gevolg van dat ingrijpen. Onder externe derden wordt in ieder geval verstaan:
a.          een instantie die belast is met de opsporing van strafbare feiten;
b.         een instantie die is belast met het toezicht op de naleving van het bepaalde bij of krachtens enig wettelijk voorschrift;
c.          een andere daartoe bevoegde instantie waar het vermoeden van een misstand kan worden gemeld, waaronder de afdeling onderzoek van het Huis voor Klokkenluiders.

8          Rechtsbescherming melder

8.1       De melder van een vermoeden van een misstand die te goeder trouw zowel in formeel als in materieel opzicht zorgvuldig handelt, wordt in zijn rechtspositie beschermd. Hieronder wordt verstaan dat de melder door of vanwege zijn of haar melding van een vermoeden van een misstand op geen enkele wijze wordt benadeeld in zijn rechtspositie jegens PSYTREC.
8.2       Rechtspositionele besluiten, indien en voor zover deze verband houden met de melding van een redelijk vermoeden van een misstand die in ieder geval onder de in lid 1 bedoelde rechtsbescherming vallen, zijn besluiten gericht op het:
a.          verlenen van ontslag, anders dan op eigen verzoek;
b.         tussentijds beëindigen of het niet verlengen van een tijdelijk dienstverband;
c.          niet omzetten van een tijdelijk dienstverband in een vast dienstverband;
d.         verplaatsen of overplaatsen of het weigeren van een verzoek daartoe;
e.         treffen van een disciplinaire maatregel;
f.          onthouden van salarisverhoging;
g.          onthouden van promotiekansen;
h.         afwijzen van verlof.
8.3       Van formeel zorgvuldig handelen is sprake indien:
a.         de melder de desbetreffende feiten eerst intern aan de orde heeft gesteld als bedoeld in artikel 3, tenzij dat in redelijkheid niet van hem/haar kon worden gevergd zoals voorzien in deze regeling;
b.         de melder bij externe melding zoals voorzien in deze regeling de feiten op een passende en evenredige wijze bekend maakt.
8.4       Van materieel zorgvuldig handelen is sprake indien:
a.         de melder een op redelijke gronden gebaseerd vermoeden heeft dat de betreffende feiten juist zijn;
b.         de externe bekendmaking een maatschappelijk belang betreft als bedoeld in Artikel 1 lid 2 onder b in het geding is;
c.         het belang van externe bekendmaking in maatschappelijk opzicht prevaleert boven het belang van PSYTREC bij geheimhouding.

9          Slotbepalingen

9.1       Deze regeling treedt in werking op 1 januari 2020.
9.2       Deze regeling wordt algemeen bekend gemaakt en is te vinden op het intranet van PSYTREC.
9.3       Vanaf het moment van inwerkingtreding is Roelof Jan de Wild als vertrouwenspersoon ten behoeve van deze regeling benoemd. Zijn contactgegevens zijn: r.dewild@gimd.nl.