4 Vastlegging van de interne melding
4.1 De melder doet de melding schriftelijk bij de voorzitter van de directie en, in geval lid 2 van artikel 3 van toepassing is, de voorzitter van de raad van commissarissen.
4.2 Indien de melder de melding van een vermoeden (deels) mondeling doet bij de voorzitter van de directie en, in geval lid 2 van artikel 3 van toepassing is, de voorzitter van de raad van commissarissen, draagt deze, in overleg met de melder, zorg voor een schriftelijke vastlegging hiervan en legt deze vastlegging ter goedkeuring en ondertekening voor aan de melder. De melder ontvangt van de schriftelijke vastlegging een afschrift.
4.3 De voorzitter van de directie, respectievelijk van de raad van commissarissen, stuurt binnen één week na ontvangst van de melding een ontvangstbevestiging aan de melder. In de ontvangstbevestiging wordt gerefereerd aan de oorspronkelijke (mondelinge) melding.
4.4 Indien de melder de melding van een vermoeden van een misstand doet via de vertrouwenspersoon, stuurt de vertrouwenspersoon de melding, in overleg met de melder en op de wijze zoals met de melder is overeengekomen, door naar de directie, en in geval lid 2 van artikel 3 van toepassing is, de voorzitter van de raad van commissarissen, met vermelding van de ontvangstdatum. Indien de melder de melding van een misstand (deels) mondeling doet, draagt de vertrouwenspersoon, in overleg met de melder, zorg voor een schriftelijke vastlegging hiervan, en legt deze vastlegging ter goedkeuring en ondertekening voor aan de melder. De melder ontvangt van de melding en de schriftelijke vastlegging hiervan een afschrift.